¿Cómo gestionar con éxito una nueva incorporación?

Gestionar con éxito una nueva incorporación consiste en tenerlo todo preparado antes de que llegue la persona, recibirla bien el primer día y acompañarla durante sus primeros meses. Así se siente bienvenida, sabe qué se espera de ella y es más fácil que se quede en la empresa. La incorporación forma parte del proceso de onboarding y se apoya en un plan de acogida. Aquí te presentamos las claves, paso a paso.

Preparación previa a la incorporación

Antes de que el nuevo empleado llegue, prepara todo lo necesario para su incorporación:

• Equipamiento y acceso: Asegúrate de que todo el equipo necesario esté listo y funcionando. Esto incluye ordenador, teléfono, acceso a sistemas y software necesario.

• Documentación relevante: Prepara todos los documentos que el empleado necesitará firmar, como contratos, información de protección de datos y políticas de la empresa. Un software de firma electrónica permite que el empleado los firme desde el móvil, también en remoto.

• Trámites obligatorios: Solicita el alta en la Seguridad Social antes de que empiece a trabajar (art. 32 del RD 84/1996), comunica el contrato a la oficina de empleo en los 10 días siguientes a su firma (art. 8.3 del Estatuto de los Trabajadores) e informa al trabajador de los riesgos de su puesto (art. 18 de la Ley 31/1995). Te lo contamos con sus plazos en onboarding digital.

• Plan de inducción: Diseña un plan de inducción que cubra todo lo que el nuevo empleado necesita saber sobre la empresa, su cultura y su rol.

Primer día y bienvenida

El primer día es fundamental para causar una buena impresión y comenzar a construir una relación positiva. Considera lo siguiente:

• Recibimiento personalizado: Asegúrate de que alguien esté disponible para recibir al nuevo empleado y mostrarle las instalaciones.

• Reunión con el equipo: Organiza una reunión de bienvenida con el equipo para fomentar las presentaciones personales y comenzar a integrar al nuevo miembro.

• Sesión de orientación: Dedica tiempo a explicar las políticas de la empresa, la cultura y las expectativas de su rol.

Plan de formación y desarrollo

Un plan estructurado de formación y desarrollo ayuda a los nuevos empleados a adaptarse rápidamente a su nuevo entorno laboral y a sentirse más competentes en sus roles. Implementa:

• Formación específica del puesto: Asegúrate de que el empleado reciba formación específica sobre las herramientas y procesos que utilizará.

• Un compañero de referencia (buddy): Asigna a alguien del equipo que resuelva las dudas del día a día durante los primeros meses. Te contamos cómo organizarlo en nuestro buddy program.

Uso de la tecnología en la incorporación

La tecnología puede ser clave en la optimización y mejora del proceso de incorporación, haciendo que sea más eficiente y atractivo:

• Plataformas de onboarding: Utiliza software especializado que permita a los nuevos empleados completar procedimientos necesarios de manera eficiente, como la firma digital de documentos o la formación en línea.

• Herramientas de comunicación: Emplea herramientas de comunicación que faciliten la interacción entre los nuevos empleados y sus equipos. Esto puede incluir software de mensajería instantánea, videoconferencias y plataformas colaborativas.

• Software de RRHH: Un software de recursos humanos reúne en un mismo sitio la ficha del empleado y sus documentos, para que nada se pierda entre correos. Si además incluye procesos de onboarding, cada tarea de la incorporación queda asignada a su responsable con su fecha, y cada uno recibe el aviso de lo suyo.

Seguimiento y feedback

La incorporación no termina después de los primeros días o semanas. Haz un seguimiento continuo y da feedback con regularidad:

• Reuniones regulares de seguimiento: Programa reuniones periódicas con el nuevo empleado para revisar su progreso y las dificultades que encuentre.

• Evaluaciones formales e informales: Realiza evaluaciones formales para revisar el desempeño y ajustar el plan de desarrollo según sea necesario. También fomenta un ambiente donde el feedback informal sea bienvenido y constructivo.

Fomento de la integración cultural

Una de las facetas más importantes de la incorporación es asegurar que el nuevo empleado se integre en la cultura de la empresa. La cultura corporativa puede tener un impacto significativo en la satisfacción y retención de empleados:

• Actividades de integración cultural: Organiza actividades que promuevan los valores de la empresa. Esto puede incluir talleres, actividades de team building o sesiones de networking interno.

• Comunicación de la misión y visión de la empresa: Asegúrate de que los nuevos empleados entiendan cuáles son los objetivos a largo plazo de la empresa y cómo su trabajo contribuye a estos.

Atención al bienestar del empleado

El bienestar del empleado debe ser una prioridad durante el proceso de incorporación. Un empleado que se siente cuidado suele comprometerse más con su trabajo:

• Apoyo a la conciliación: Promueve políticas que ayuden a los nuevos empleados a conciliar sus compromisos laborales y personales. Esto puede incluir opciones de trabajo flexible o teletrabajo.

• Atención a la carga de trabajo: En las primeras semanas, comprueba que su carga es razonable y que sabe a quién acudir si algo le preocupa.

Adaptabilidad y personalización del proceso

Cada nuevo empleado es único, y adaptar el proceso de incorporación a sus necesidades específicas puede mejorar significativamente su experiencia:

• Feedback personalizado: Utiliza las primeras semanas para obtener feedback directo del nuevo empleado sobre el proceso de incorporación y ajusta según sea necesario.

• Adaptación a diferentes estilos de aprendizaje: Reconoce que diferentes empleados pueden preferir diferentes métodos de aprendizaje y adaptación. Algunos pueden beneficiarse más de las sesiones visuales, mientras que otros prefieren el aprendizaje práctico.

Recuerda celebrar los logros iniciales de la nueva incorporación

Reconocer y celebrar los primeros logros de los nuevos empleados puede fortalecer su confianza y reafirmar su decisión de unirse a la empresa:

• Reconocimiento público: Aprovecha las reuniones de equipo para destacar los logros de los nuevos empleados.

• Incentivos por logros tempranos: Considera la posibilidad de ofrecer pequeños incentivos o reconocimientos para los primeros éxitos, lo que puede motivar aún más al empleado y reforzar un inicio positivo.

Evaluación del proceso de incorporación

Finalmente, evalúa y ajusta el proceso de incorporación basándote en la retroalimentación de los nuevos empleados. Esto ayuda a identificar áreas de mejora y asegura que el proceso sea efectivo para futuras incorporaciones. Considera implementar encuestas de satisfacción o reuniones de feedback para obtener esta información valiosa.