¿La formación obligatoria cuenta como jornada laboral? Cuándo registrarla y pagarla

Un curso de prevención un sábado por la mañana. Un reciclaje obligatorio que termina a las ocho, cuando el turno acababa a las seis. Una formación para estrenar la máquina nueva que se come media tarde. ¿Esas horas se pagan? ¿Hay que ficharlas?

La respuesta corta es que, casi siempre, sí: si la empresa te obliga a formarte, ese tiempo es jornada. Y son justo el tipo de horas que en España acaban sin registrar. Según la Encuesta de Población Activa del INE, en 2025 se hicieron de media 2,49 millones de horas extra a la semana sin pagar: de cada diez personas que hacen horas extra, casi cinco no las cobran. La formación obligatoria fuera de turno es una de esas horas invisibles… hasta que alguien reclama.

Vamos al grano: cuándo cuenta la formación como jornada, cuándo hay que pagarla, cuándo hay que registrarla y cómo evitar que se te escape.

¿La formación obligatoria cuenta como jornada laboral?

La formación obligatoria que impone la empresa y que se hace en su interés computa como tiempo de trabajo efectivo, se retribuye y se registra. No es un favor ni una zona gris: es jornada.

Lo dejó claro el Tribunal de Justicia de la Unión Europea en su sentencia de 28 de octubre de 2021 (asunto C-909/19): el tiempo que un trabajador dedica a una formación que el empresario le exige es tiempo de trabajo, aunque se imparta fuera del horario habitual o fuera del centro.

Y es que la lógica es sencilla. Si no puedes decir que no, si es para tu puesto y si lo necesita la empresa, no estás haciendo un curso por hobby: estás trabajando. Da igual que sea presencial, online o un webinar en directo un martes a las nueve de la noche.

¿Cuándo cuenta como jornada y cuándo no?

Cuenta como tiempo de trabajo cuando la formación es obligatoria y en interés de la empresa; no computa cuando es voluntaria y en interés del propio trabajador. La frontera está en quién la impone y para qué.

Sí es jornada laboral (se paga y se ficha):

• Formación en prevención de riesgos laborales. La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (art. 19) obliga a impartirla dentro de la jornada o, si se hace fuera, a descontar ese tiempo de la jornada.
• Reciclajes y certificaciones obligatorias para seguir desempeñando el puesto.
• Formación para una herramienta, máquina o protocolo nuevos que la empresa implanta.
• Onboarding y formación inicial del puesto.
• Simulacros y formaciones de obligado cumplimiento.

No tiene por qué ser jornada laboral:

• Formación voluntaria que el trabajador hace por iniciativa propia para su desarrollo o promoción personal, más allá de las exigencias del puesto.
• Los permisos de formación regulados en el Estatuto de los Trabajadores (art. 23) o un Permiso Individual de Formación, que tienen su propio régimen y no son, sin más, tiempo de trabajo efectivo.

Eso sí: la clave no es la etiqueta que le pongas, sino el fondo. Si "lo voluntario" en realidad es un curso que todo el mundo tiene que hacer para conservar el puesto, es obligatorio aunque lo llames recomendación.

¿Hay que pagar la formación obligatoria?

Sí: la formación obligatoria se paga como tiempo de trabajo efectivo, al precio de tu hora ordinaria. Y aquí viene la parte que más líos genera.

Si esa formación cae fuera del turno —un sábado, después de cerrar, en tu día libre—, esas horas se suman a tu jornada y, si superan la ordinaria, se convierten en horas extra. Que, por ley, se pagan o se compensan con descanso.

¿El resultado cuando nadie lleva la cuenta? Horas que se hacen, no se registran y no se pagan. Es exactamente el agujero que retrata la EPA: casi la mitad de las horas extra del país no se retribuyen. Muchas no son mala fe; son horas que nadie apuntó: una formación aquí, una reunión que se alargó allá.

Cómo gestionar las horas complementarias y las horas extras deja de ser un problema cuando cada hora trabajada —formación incluida— queda contada desde el minuto uno.

¿Hay que fichar y registrar las horas de formación?

Sí: si la formación es tiempo de trabajo, entra en el registro de jornada. El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar la jornada diaria de toda la plantilla, y eso incluye las horas de formación obligatoria.

Dejarlas fuera tiene dos consecuencias, y ninguna buena. La primera: el registro queda incompleto, lo que en una inspección es una infracción grave (de 751 a 7.500 euros, graduable según el número de trabajadores afectados). La segunda, más cara a medio plazo: si mañana hay una reclamación, las horas que no figuran son tu palabra contra la suya.

En la práctica, el problema casi nunca es de mala voluntad. Es que la formación se gestiona por un lado (un Excel, un correo, la academia de turno) y el fichaje por otro. Y lo que no está en el mismo sitio, no se cruza.

Hay muchas formas de registrar la jornada, pero solo sirven las que recogen todo el tiempo de trabajo, no únicamente el turno "de oficina".

Cómo evitar que la formación se convierta en horas extra ocultas

Un control horario digital resuelve el problema de raíz: registra la formación como lo que es —tiempo de trabajo—, la separa del turno ordinario y te avisa cuando esas horas se convierten en extra. Sin Excel paralelo y sin sorpresas en la nómina.

En TramitApp registramos ya la jornada de más de 150.000 empleados en más de 3.000 empresas, y la regla es siempre la misma: cada hora trabajada queda fichada, sumada y atribuida a su concepto. Una formación obligatoria un sábado no es una hora que "ya veremos": es una hora que el sistema cuenta, marca como fuera de turno y deja lista para pagar o compensar.

Lo que ganas:

• Fichaje desde donde sea. Da igual que la formación sea en un aula externa, online o en otra sede: se ficha igual que un turno normal. Justo lo que hace falta para los empleados que trabajan fuera de la oficina.
• Separación clara turno / formación / extra, para que cada hora se pague como toca.
• Registro completo y exportable, listo para una inspección sin sustos.
• Aviso de horas extra antes de que se acumulen sin que nadie se entere.

¿Te suena el patrón de "creía que esas horas no contaban"? Es lo más normal. La diferencia entre una empresa tranquila y una con un disgusto pendiente no es saberse la ley de memoria: es tener cada hora contada antes de que alguien pregunte.

Si quieres ver cómo quedaría con tu equipo, pide una demo y lo vemos sobre tu caso.

Preguntas frecuentes sobre la formación y la jornada laboral